PMBOK指南(第6版)-13.项目相关方管理

PMBOK指南(第6版)-13.项目相关方管理

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13 项目相关方管理

项目相关方管理包括用于开展下列工作的各个过程:识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织,分析相关方对项目的期望和影响,制定合适的管理策略来有效调动相关方参与项目决策和执行。用这些过程分析相关方期望,评估他们对项目或受项目影响的程度,以及制定策略来有效引导相关方支持项目决策、规划和执行。

项目相关方管理的过程是:

13.1 识别相关方 — 识别相关方是定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。

13.2 规划相关方参与 — 规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响,制定项目相关方参与项目的方法的过程。

13.3 管理相关方参与 — 管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作,以满足其需求与期望,处理问题,并促进相关方合理参与的过程。

13.4 监督相关方参与 — 监督项目相关方关系,并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。

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项目相关方管理的核心概念

相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。有效引导相关方参与的关键是重视与所有相关方保持持续沟通(包括团队成员),以理解他们的需求和期望、处理所发生的问题、管理利益冲突,并促进相关方参与项目决策和活动。

至少要在以下时点开展这些活动:

  • 项目进入其生命周期的不同阶段;
  • 当前相关方不再与项目工作有关,或者在项目的相关方社区中出现了新的相关方成员;
  • 组织内部或更大区域的相关方社区发生重大变化。

项目相关方管理的发展趋势和新兴实践

  • 识别所有相关方,而非在限定范围内;
  • 确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动;
  • 定期审查相关方社区,往往与单个项目风险的审查并行开展;
  • 应用“共创”概念,咨询最受项目工作或成果影响的相关方。该概念的重点是,将团队内受影响的相关方视为合作伙伴。
  • 关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值。正面价值是相关方(尤其是强大相关方)对项目的更积极支持所带来的效益;负面价值是因相关方未有效参与而造成的真实成本,包括产品召回、组织信誉损失或项目信誉损失。

裁剪时需要考虑的因素

  • 相关方多样性
  • 相关方关系的复杂性
  • 沟通技术

13.1 识别相关方

识别相关方是定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。本过程的主要作用是,使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

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本过程通常在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。本过程需在必要时重复开展,至少应在每个阶段开始时,以及项目或组织出现重大变化时重复开展。每次重复开展本过程,都应通过查阅项目管理计划组件及项目文件,来识别有关的项目相关方。

13.1.1 识别相关方:输入

识别相关方的输入包括:

  • 项目章程
  • 商业文件
    • 商业论证
    • 收益管理计划
  • 项目管理计划
    • 沟通管理计划
    • 相关方参与计划
  • 项目文件
    • 变更日志
    • 问题日志
    • 需求文件
  • 协议
  • 事业环境因素
    • 组织文化、政治氛围,以及治理框架;
    • 政府或行业标准(法规、产品标准和行为规范);
    • 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯;
    • 设施和资源的地理分布。
  • 组织过程资产
    • 相关方登记册模板和说明;
    • 以往项目的相关方登记册;
    • 经验教训知识库,包括与相关方偏好、行动和参与有关的信息。

13.1.2 识别相关方:工具与技术

识别相关方需要的工具与技术包括:

  • 专家判断
    • 理解组织内的政治和权力结构;
    • 了解所在组织和其他受影响组织(包括客户及其他组织)的环境和文化;
    • 了解项目所在行业或项目可交付成果类型;
    • 了解个体团队成员的贡献和专长。
  • 数据收集
    • 问卷和调查
    • 头脑风暴
  • 数据分析数据表现
    • 相关方分析
      • 兴趣
      • 权利
      • 所有权
      • 知识
      • 贡献
    • 文件分析
  • 数据表现
    • 权力利益方格、权力影响方格,或作用影响方格
    • 相关方立方体
    • 凸显模型
    • 影响方向
    • 优先级排序
  • 会议

13.1.3 识别相关方:输出

识别相关方的输出包括:

  • 相关方登记册
    • 身份信息
    • 评估信息
    • 相关方分类
  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 需求管理计划
    • 沟通管理计划
    • 风险管理计划
    • 相关方参与计划
  • 项目文件更新
    • 假设日志
    • 问题日志
    • 风险登记册

13.2 规划相关方参与

规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响,制定项目相关方参与项目的方法的过程。本过程的主要作用是,提供与相关方进行有效互动的可行计划。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

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会触发该计划更新的典型情况包括(但不限于):

  • 项目新阶段开始;
  • 组织结构或行业内部发生变化;
  • 新的个人或群体成为相关方,现有相关方不再是相关方社区的成员,或特定相关方对项目成功的重要性发生变化;
  • 当其他项目过程(如变更管理、风险管理或问题管理)的输出导致需要重新审查相关方参与策略。
    这些情况都可能导致已识别相关方的相对重要性发生变化。

13.2.1 规划相关方参与:输入

规划相关方参与的输入包括:

  • 项目章程
  • 项目管理计划
    • 资源管理计划
    • 沟通管理计划
    • 风险管理计划
  • 项目文件
    • 假设日志
    • 变更日志
    • 问题日志
    • 项目进度计划
    • 风险登记册
    • 相关方登记册
  • 协议
  • 事业环境因素
    • 组织文化、政治氛围,以及治理框架;
    • 人事管理政策;
    • 相关方风险偏好;
    • 已确立的沟通渠道;
    • 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯;
    • 设施和资源的地理分布。
  • 组织过程资产
    • 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序;
    • 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序;
    • 组织对沟通的要求;
    • 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南;
    • 经验教训知识库,包括与相关方偏好、行动和参与有关的信息;
    • 支持有效相关方参与所需的软件工具。

13.2.2 规划相关方参与:工具与技术

规划相关方参与需要的工具与技术包括:

  • 专家判断
    • 组织内部及外部的政治和权力结构;
    • 组织及组织外部的环境和文化;
    • 相关方参与过程使用的分析和评估技术;
    • 沟通手段和策略;
    • 来自以往项目的关于相关方、相关方群体及相关方组织(他们可能参与过以往的类似项目)的特征的知识。
  • 数据收集
  • 数据分析
    • 假设条件和制约因素分析
    • 根本原因分析
  • 决策
  • 数据表现
    • 思维导图
    • 相关方参与度评估矩阵
      • 不了解型
      • 抵制型
      • 中立型
      • 支持型
      • 领导型
  • 会议

13.2.3 规划相关方参与:输出

规划相关方参与的输出包括:

  • 项目管理计划
    • 相关方参与计划

13.3 管理相关方参与

管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题,并促进相关方合理参与的过程。本过程的主要作用是,让项目经理能够提高相关方的支持,并尽可能降低相关方的抵制。本过程需要在整个项目期间开展。

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在管理相关方参与过程中,需要开展多项活动,例如:

  • 在适当的项目阶段引导相关方参与,以便获取、确认或维持他们对项目成功的持续承诺;
  • 通过谈判和沟通管理相关方期望;
  • 处理与相关方管理有关的任何风险或潜在关注点,预测相关方可能在未来引发的问题;
  • 澄清和解决已识别的问题。
    管理相关方参与有助于确保相关方明确了解项目目的、目标、收益和风险,以及他们的贡献将如何促进项目成功。

13.3.1 管理相关方参与:输入

管理相关方参与的输入包括:

  • 项目管理计划
    • 沟通管理计划
    • 风险管理计划
    • 相关方参与计划
    • 变更管理计划
  • 项目文件
    • 变更日志
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 相关方登记册
  • 事业环境因素
    • 组织文化、政治氛围,以及组织的治理结构;
    • 人事管理政策;
    • 相关方风险临界值;
    • 已确立的沟通渠道;
    • 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯;
    • 设施和资源的地理分布。
  • 组织过程资产
    • 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序;
    • 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序;
    • 组织对沟通的要求;
    • 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南;
    • 以往类似项目的历史信息。

13.3.2 管理相关方参与:工具与技术

管理相关方参与需要的工具与技术包括:

  • 专家判断
    • 组织内部及外部的政治和权力结构;
    • 组织及组织外部的环境和文化;
    • 相关方参与过程使用的分析和评估技术;
    • 沟通方法和策略;
    • 可能参与过以往类似项目的相关方、相关方群体及相关方组织的特征。
    • 需求管理、供应商管理和变更管理。
  • 沟通技能
    • 正式与非正式对话;
    • 问题识别和讨论;
    • 会议;
    • 进展报告;
    • 调查。
  • 人际关系与团队技能
    • 冲突管理
    • 文化意识
    • 谈判
    • 观察和交谈
    • 政治意识
  • 基本规则
  • 会议
    • 决策;
    • 问题解决;
    • 经验教训和回顾总结;
    • 项目开工;
    • 迭代规划;
    • 状态更新。

13.3.3 管理相关方参与:输出

管理相关方参与的输出包括:

  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 沟通管理计划
    • 相关方参与计划
  • 项目文件更新
    • 变更日志
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 相关方登记册

13.4 监督相关方参与

监督相关方参与是监督项目项目相关方关系,并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。本过程的主要作用是,随着项目进展和环境变化,维持或提升相关方参与活动的效率和效果。本过程需要在整个项目期间开展。

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13.4.1 监督相关方参与:输入

监督相关方参与的输入包括:

  • 项目管理计划
    • 资源管理计划
    • 沟通管理计划
    • 相关方参与计划
  • 项目文件
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 项目沟通记录
    • 风险登记册
    • 相关方登记册
  • 工作绩效数据
  • 事业环境因素
    • 组织文化、政治氛围,以及治理框架;
    • 人事管理政策;
    • 相关方风险临界值;
    • 已确立的沟通渠道;
    • 全球、区域或当地的趋势、实践或习惯;
    • 设施和资源的地理分布。
  • 组织过程资产
    • 企业的社交媒体、道德和安全政策及程序;
    • 企业的问题、风险、变更和数据管理政策及程序;
    • 组织对沟通的要求;
    • 制作、交换、储存和检索信息的标准化指南;
    • 以往项目的历史信息。

13.4.2 监督相关方参与:工具与技术

监督相关方参与需要的工具与技术包括:

  • 数据分析
    • 备选方案分析
    • 根本原因分析
    • 相关方分析
  • 决策
    • 多标准决策分析
    • 投票
  • 数据表现
  • 沟通技能
    • 反馈
    • 演示
  • 人际关系与团队技能
    • 积极倾听
    • 文化意识
    • 领导力
    • 人际交往
    • 政治意识
  • 会议

13.4.3 监督相关方参与:输出

监督相关方参与的输出包括:

  • 工作绩效数据
  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 资源管理计划
    • 沟通管理计划
    • 相关方参与计划
  • 项目文件更新
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 风险登记册
    • 相关方登记册

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