PMBOK指南(第6版)-9.项目资源管理

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9 项目资源管理

项目资源管理包括识别、获取和管理所需资源以成功完成项目的各个过程,这些过程有助于确保项目经理和项目团队在正确的时间和地点使用正确的资源。

项目资源管理过程包括:

9.1 规划资源管理 — 定义如何估算、获取、管理和利用实物以及团队项目资源的过程。

9.2 估算活动资源 — 估算执行项目所需的团队资源,以及材料、设备和用品的类型和数量的过程。

9.3 获取资源 — 获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。

9.4 建设团队 — 提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。

9.5 管理团队 — 跟踪团队成员工作表现,提供反馈,解决问题并管理团队变更,以优化项目绩效的过程。

9.6 控制资源 — 确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,并采取必要纠正措施的过程。

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项目资源管理的核心概念

团队资源管理相对于实物资源管理,对项目经理提出了不同的技能和能力要求。实物资源包括设备、材料、设施和基础设施,而团队资源或人员指的是人力资源。项目团队成员可能具备不同的技能,可能是全职或兼职的,可能随项目进展而增加或减少。

项目团队由承担特定角色和职责的个人组成,他们为实现项目目标而共同努力。项目经理因此应在获取、管理、激励和增强项目团队方面投入适当的努力。尽管项目团队成员被分派了特定的角色和职责,但让他们全员参与项目规划和决策仍是有益的。团队成员参与规划阶段,既可使他们对项目规划工作贡献专业技能,又可以增强他们对项目的责任感。

作为领导者,项目经理还负责积极培养团队技能和能力,同时提高并保持团队的满意度和积极性,项目经理还应了解并支持符合职业与道德要求的行为,确保所有团队成员都按这些要求行动。

实物资源管理着眼于以有效和高效的方式,分配和使用成功完成项目所需的实物资源,如材料、设备和用品。为此,组织应当拥有如下数据:(当前和合理的未来的)资源需求、(可以满足这些需求的)资源配置,以及资源供应。

项目资源管理的趋势和新兴实践

项目管理风格正在从管理项目的命令和控制结构,转向更加协作和支持性的管理方法,通过将决策权分配给团队成员来提高团队能力。

  • 资源管理方法(精益管理、准时制(JIT生产)、Kaizen(持续改善)、全面生产维护(TPM)、约束理论等)
  • 情商EI
  • 自组织团队
  • 虚拟团队/分布式团队

裁剪需要考虑的因素

  • 多元化
  • 物理位置
  • 行业特定资源
  • 团队成员的获得
  • 团队管理
  • 生命周期方法

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素

易变性高的项目得益于最大限度地集中和协作的团队结构,例如拥有通才的自组织团队。

协作旨在提高生产率和促进创新的问题解决方式。协作型团队可以促进不同工作活动的加速整合、改善沟通、增加知识分享,以及提供工作分配的灵活性和其他优势。

9.1 规划资源管理

规划资源管理是定义如何估算、获取、管理和利用团队以及实物资源的过程。本过程的主要作用是,根据项目类型和复杂程度确定适用于项目资源的管理方法和管理程度。本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

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资源规划用于确定和识别一种方法,以确保项目的成功完成有足够的可用资源。项目资源可能

包括团队成员、用品、材料、设备、服务和设施。有效的资源规划需要考虑稀缺资源的可用性和竞争,并编制相应的计划。

9.1.1 规划资源管理:输入

规划资源管理的输入包括:

  • 项目章程
  • 项目管理计划
    • 质量管理计划
    • 范围基准
  • 项目文件
    • 项目进度计划
    • 需求文件
    • 风险登记册
    • 相关方登记册
  • 事业环境因素
    • 组织文化和结构
    • 设施和资源的地理分布
    • 现有资源的能力和可用性
    • 市场条件
  • 组织过程资产
    • 人力资源政策和程序;
    • 实物资源管理政策和程序;
    • 安全政策;
    • 安保政策;
    • 资源管理计划模板;
    • 类似项目的历史信息。

9.1.2 规划资源管理:工具与技术

规划资源管理需要的工具与技术包括:

  • 专家判断
    • 协调组织内部的最佳资源;
    • 人才管理和员工发展;
    • 确定为实现项目目标所需的初步投入水平;
    • 根据组织文化确定报告要求;
    • 根据经验教训和市场条件,评估获取资源所需的提前量;
    • 识别与资源获取、留用和遣散计划有关的风险;
    • 遵循适用的政府和工会法规;
    • 管理卖方和物流工作,确保在需要时能够提供材料和用品。
  • 数据表现
    • 层级型
      • 工作分解结构WBS
      • 组织分解结构DBS
      • 资源分解结构
    • 责任分配矩阵
    • 文本型
  • 组织理论
  • 会议

9.1.3 规划资源管理:输出

规划资源管理的输出包括:

  • 资源管理计划
    • 识别资源
    • 获取资源
    • 角色与职责
      • 角色
      • 职权
      • 职责
      • 能力
    • 项目组织图
    • 项目团队资源管理
    • 培训
    • 团队建设
    • 资源控制
    • 认可计划
  • 团队章程
    • 团队价值观;
    • 沟通指南;
    • 决策标准和过程;
    • 冲突处理过程;
    • 会议指南;
    • 团队共识。
  • 项目文件更新
    • 假设日志
    • 风险登记册

9.2 估算活动资源

估算活动资源是估算执行项目所需的团队资源,以及材料、设备和用品的类型和数量的过程。本过程的主要作用是,明确完成项目所需的资源种类、数量和特性。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

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9.2.1 估算活动资源:输入

估算活动资源的输入包括:

  • 项目管理计划
    • 资源管理计划
    • 范围基准
  • 项目文件
    • 活动属性
    • 活动清单
    • 假设日志
    • 成本估算
    • 资源日历
    • 风险登记册
  • 事业环境因素
    • 资源的位置;
    • 资源可用性;
    • 团队资源的技能;
    • 组织文化;
    • 发布的估算数据;
    • 市场条件。
  • 组织过程资产
    • 关于人员配备的政策和程序;
    • 关于用品和设备的政策与程序;
    • 关于以往项目中类似工作所使用的资源类型的历史信息。

9.2.2 估算活动资源:工具与技术

估算活动资源需要的工具与技术包括:

  • 专家判断
  • 自下而上估算
  • 类比估算
  • 参数估算
  • 数据分析
  • 项目管理信息系统
  • 会议

9.2.3 估算活动资源:输出

估算活动资源的输出包括:

  • 资源需求
  • 估算依据
    • 估算方法;
    • 用于估算的资源,如以往类似项目的信息;
    • 与估算有关的假设条件;
    • 已知的制约因素;
    • 估算范围;
    • 估算的置信水平;
    • 有关影响估算的已识别风险的文件。
  • 资源分解结构
  • 项目文件更新
    • 活动属性
    • 假设日志
    • 经验教训登记册

9.3 获取资源

获取资源是获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。本过程的主要作用是,概述和指导资源的选择,并将其分配给相应的活动。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

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9.3.1 获取资源:输入

获取资源的输入包括:

  • 项目管理计划
    • 资源管理计划
    • 采购管理计划
    • 成本基准
  • 项目文件
    • 项目进度计划
    • 资源日历
    • 资源需求
    • 相关方登记册
  • 事业环境因素
    • 现有组织资源信息,包括可用性、能力水平、以及有关团队资源和资源成本的以往经验
    • 市场条件
    • 组织结构
    • 地理位置
  • 组织过程资产
    • 有关项目资源的获取、配给和分配的政策和程序
    • 历史信息和经验教训知识库

9.3.2 获取资源:工具与技术

获取资源需要的工具与技术包括:

  • 决策
    • 可用性
    • 成本
    • 能力
    • 经验
    • 知识
    • 技能
    • 态度
    • 国际因素
  • 人际关系与团队技能
    • 职能经理
    • 执行组织中的其他项目管理团队
    • 外部组织和供应商
  • 预分派
  • 虚拟团队:具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人

9.3.3 获取资源:输出

获取资源的输出包括:

  • 实物资源分配单
  • 项目团队派工单
  • 资源日历
  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 资源管理计划
    • 成本基准
  • 项目文件更新
    • 经验教训登记册
    • 项目进度计划
    • 资源分解结构
    • 资源需求
    • 风险登记册
    • 相关方登记册
  • 事业环境因素
    • 组织内资源的可用性
    • 组织已使用的消耗资源的数量
  • 组织过程资产

9.4 建设团队

建设团队是提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效的过程。本过程的主要作用是,改进团队协作、增强人际关系技能和胜任力、激励员工、减少摩擦以及提升整体项目绩效。本过程需要在整个项目期间开展。

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通过以下行为可以实现团队的高效运行:

  • 使用开放与有效的沟通;
  • 创造团队建设机遇;
  • 建立团队成员间的信任;
  • 以建设性方式管理冲突;
  • 鼓励合作型的问题解决方法;
  • 鼓励合作型的决策方法。

建设项目团队的目标包括(但不限于):

  • 提高团队成员的知识和技能,以提高他们完成项目可交付成果的能力,并降低成本、缩短工期和提高质量;
  • 提高团队成员之间的信任和认同感,以提高士气、减少冲突和增进团队协作;
  • 创建富有生气、凝聚力和协作性的团队文化,从而:(1)提高个人和团队生产率,振奋团队精神,促进团队合作;(2)促进团队成员之间的交叉培训和辅导,以分享知识和经验;
  • 提高团队参与决策的能力,使他们承担起对解决方案的责任,从而提高团队的生产效率,获得更有效和高效的成果。

塔克曼阶梯理论:

  • 形成阶段。在本阶段,团队成员相互认识,并了解项目情况及他们在项目中的正式角色与职责。在这一阶段,团队成员倾向于相互独立,不会开诚布公。
  • 震荡阶段。在本阶段,团队开始从事项目工作、制定技术决策和讨论项目管理方法。如果团队成员不能用合作和开放的态度对待不同观点和意见,团队环境可能变得事与愿违。
  • 规范阶段。在规范阶段,团队成员开始协同工作,并调整各自的工作习惯和行为来支持团队,团队成员会学习相互信任。
  • 成熟阶段。进入这一阶段后,团队就像一个组织有序的单位那样工作,团队成员之间相互依靠,平稳高效地解决问题。
  • 解散阶段。在解散阶段,团队完成所有工作,团队成员离开项目。通常在项目可交付成果完成之后,或者,在结束项目或阶段过程中,释放人员,解散团队。

9.4.1 建设团队:输入

建设团队的输入包括:

  • 项目管理计划
  • 项目文件
    • 经验教训登记册
    • 项目进度计划
    • 项目团队派工单
    • 资源日历
    • 团队章程
  • 事业环境因素
    • 有关雇用和解雇、员工绩效审查、员工发展与培训记录,以及认可与奖励的人力资源管理政策;
    • 团队成员的技能、能力和专业知识;
    • 团队成员的地理分布。
  • 组织过程资产

9.4.2 建设团队:工具与技术

建设团队需要的工具与技术包括:

  • 集中办公
  • 虚拟团队
  • 沟通技术
  • 人际关系与团队技能
    • 冲突管理
    • 影响力
    • 激励
    • 谈判
    • 团队建设
  • 认可与奖励
  • 培训
  • 个人和团队评估
  • 会议

9.4.3 建设团队:输出

建设团队的输出包括:

  • 团队绩效评价
  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
  • 项目文件更新
    • 经验教训登记册
    • 项目进度计划
    • 项目团队派工单
    • 资源日历
    • 团队章程
  • 事业环境因素
    • 员工发展计划的记录
    • 技能评估
  • 组织过程资产更新
    • 培训需求
    • 人事评测

9.5 管理团队

管理团队是跟踪团队成员工作表现,提供反馈,解决问题并管理团队变更,以优化项目绩效的过程。本过程的主要作用是,影响团队行为、管理冲突以解决问题。本过程需要在整个项目期间开展。

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9.5.1 管理团队:输入

管理团队的输入包括:

  • 项目管理计划
  • 项目文件
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 项目团队派工单
  • 团队章程
  • 工作绩效报告
  • 团队绩效报告
  • 事业环境因素
  • 组织过程资产
    • 嘉奖证书
    • 公司制服
    • 组织中其他的额外待遇

9.5.2 管理团队:工具与技术

管理团队需要的工具与技术包括:

  • 人际关系与团队技能
    • 冲突管理
      • 撤退/回避。从实际或潜在冲突中退出,将问题推迟到准备充分的时候,或者将问题推给其他人员解决。
      • 缓和/包容。强调一致而非差异;为维持和谐与关系而退让一步,考虑其他方的需要。
      • 妥协/调解。为了暂时或部分解决冲突,寻找能让各方都在一定程度上满意的方案,但这种方法有时会导致“双输”局面。
      • 强迫/命令。以牺牲其他方为代价,推行某一方的观点;只提供赢 — 输方案。通常是利用权力来强行解决紧急问题,这种方法通常会导致“赢输”局面。
      • 合作/解决问题。综合考虑不同的观点和意见,采用合作的态度和开放式对话引导各方达成共识和承诺,这种方法可以带来双赢局面。
    • 制定决策
      • 着眼于所要达到的目标;
      • 遵循决策流程;
      • 研究环境因素;
      • 分析可用信息;
      • 激发团队创造力;
      • 考虑风险。
    • 情商
    • 影响力
    • 领导力
  • 项目管理信息系统

9.5.3 管理团队:输出

管理团队的输出包括:

  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 资源管理计划
    • 进度基准
    • 成本基准
  • 项目文件更新
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 项目团队派工单
  • 事业环境因素
    • 对组织绩效评价的输入
    • 个人技能

9.6 控制资源

控制资源是确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,并采取必要纠正措施的过程。本过程的主要作用是,确保所分配的资源适时适地可用于项目,且在不再需要时被释放。本过程需要在整个项目期间开展。

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控制资源过程关注:

  • 监督资源支出;
  • 及时识别和处理资源缺乏/剩余情况;
  • 确保根据计划和项目需求使用和释放资源;
  • 在出现资源相关问题时通知相应的相关方;
  • 影响会导致资源使用变更的因素;
  • 在变更实际发生时对其进行管理。
    进度基准或成本基准的任何变更,都必须经过实施整体变更控制过程的审批。

9.6.1 控制资源:输入

控制资源的输入包括:

  • 项目管理计划
  • 项目文件
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 实物资源分配单
    • 项目进度计划
    • 资源分解结构
    • 资源需求
    • 风险登记册
  • 工作绩效数据
  • 协议
  • 组织过程资产
    • 有关资源控制和分配的政策;
    • 执行组织内用于解决问题的上报程序;
    • 经验教训知识库,其中包含以往类似项目的信息。

9.6.2 控制资源:工具与技术

控制资源需要的工具与技术包括:

  • 数据分析
    • 备选方案分析
    • 成本效益分析
    • 绩效审查
    • 趋势分析
  • 问题解决
    • 识别问题。明确问题。
    • 定义问题。将问题分解为可管理的小问题。
    • 调查。收集数据。
    • 分析。找出问题的根本原因。
    • 解决。从众多解决方案中选择最合适的一个。
    • 检查解决方案。确认是否已解决问题。
  • 人际关系与团队技能
    • 谈判
    • 影响力
  • 项目管理信息系统

9.6.3 控制资源:输出

控制资源的输出包括:

  • 工作绩效信息
  • 变更请求
  • 项目管理计划更新
    • 资源管理计划
    • 进度基准
    • 成本基准
  • 项目文件更新
    • 假设日志
    • 问题日志
    • 经验教训登记册
    • 实物资源分配单
    • 资源分解结构
    • 风险登记册

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